《每天最重要的2小時》觀點與心得:如何利用5項策略提高工作效率?

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每天最重要的2小時是一本個人成長與職場工作術的暢銷書籍,曾獲富比士、金融時報、800-CEO-READ等財經媒體專文報導、Amazon百大暢銷書籍。這本書透過心理學與神經科學研究提供高效工作的策略建議--辨識決定點、管理心智能量、停止對抗分心、妥善利用身心關連性,以及打造有益的工作環境,創造自己的最佳工作時段。此書作者喬許.戴維斯博士(Josh Davis, Ph.D.)是一名布朗大學機械工程學士、哥倫比亞大學心理學博士,理工背景的出身讓這本書的呈現相當完整,每個建議中都說明背後人因實驗的方法和結果推敲出來的建議,這點是相當難得的,儘管如此,書籍描述卻又不會因此而難以閱讀。

書訊

  • 書名:每天最重要的2小時:神經科學家教你5種有效策略,使心智有高效率表現,聰明完成當日關鍵工作(Two Awesome Hours: Science-Based Strategies to Harness Your Best Time and Get Your Most Important Work Done)
  • 作者:喬許.戴維斯(Josh Davis, Ph.D.)
  • 譯者:李芳齡
  • 頁數:223頁
  • 出版社:大塊文化
  • 出版:2015.08.07

閱讀筆記

每天最重要的兩小時討論要如何讓一天中某一個時段保持最高效率的建議,每項建議都有文獻和實驗過程的引用和介紹。五項策略可以參考:辨識決定點、管理心智能量、停止對抗分心、妥善利用身心關連性,以及打造有益的工作環境。

我們是如何面對工作的?

成功人士想要達到的兩個境界,就是擺脫工作的失控感以及成為所屬領域的高手,然而我們面對這樣的自負時,常常採取的做法就是不斷的工作,甚至在滿載的一天中擠入更多的工作,作者認為這樣的作法反而讓我們失去了生活,成效也不好。享受生活和事業不是對立的選擇,富蘭克林就是一個例子。

在現實中,當我們工作愈漸繁多時,我們一般會強迫自己持續且不中斷的工作,讓自己工作更久,甚至要求部屬跟進,然而這是一個誤解,因為我們的大腦並不是電腦,無法持續且穩定的高品質輸出,因為生理狀況會影響到思考方式和潛能,最好的高生產力應該要創造適當的狀態達到每天最高效的兩小時,完成真正重要的事情。

這裡所說的兩小時不是一個確切的數字,而要依照工作量和生理有差異,作者之所以訂定為兩小時.是因為這是他認為有機會達到且適當的長度,然而這兩小時只是最高效的時段,並非代表要在這兩小時內做完全部的事情,而是策略性的先處理最重要且最需創造性的事情,在其餘時間處理其他事情。

辨識決定點

決定點與認知吝嗇者

我們通常無法完好的同時處理兩件事情,當兩件事情出現時,意識會讓我們在衝突中做選擇,這個選擇就稱為決定點。在很多時候,我們往往是認知吝嗇者(cognitive miser),也就是在條件不變的情況下,傾向於先處理最不花腦力的事,然而這使我們錯過了重要的決定點。我們應該在面對繁多的代辦事項前先停一停,花點時間思考哪些事情才是對自己最重要的,把精華的高效時段優先留給這些事情,而不要落於那些瑣碎的迴圈裡。

練習判斷決定點

我們在工作中應該要儘量避免被打斷,但還是有可能因為同事的討論、突如其來的會議,或是電話而不得不中斷,這雖然會影響到我們的效率,卻也可以藉由兩件事情的衝突讓我們抽身,回頭看看自己的判斷,再次評估建立新的決定點。

管理心智能量

大腦執行功能與心智能量

做每一件事情所需要消耗的心力和恢復時間都不同,要依情況調整適當的工作時間。大腦在執行功能(executive function)時會消耗這些心力,稱為心智能量,當心智能量不足時,我們會感到疲乏,這些執行包括決策、規劃、記憶,以及克制。當我們心智能量不足時,人們傾向迴避,因此我們應該把心智能量保留住以處理最重要的事情。

善用情緒

情緒克制也是消耗心智能量的一項,但我們可以善用不同的情緒。一般來說,好心情會有助於新事物的洞察,以及創意展現;然而,雖然不建議引導至負面情緒,但當我們遇到負面情緒時,也可以好好利用,人在憤怒時會有破釜沉舟的衝動,在悲傷時會較慎重且緩慢不帶偏見,在焦慮時會提高警覺心。基於這點,我們會許可以試著主動影響自己的情緒。

減少心智能量的損耗

日常生活中其實有存在很多可能導致心智疲勞的小活動,像是在不同事務間的切換、社交活動閒聊、久坐不動、電訪陌生客戶、檢查和校正錯誤、規劃行事曆,以及追截止日期等等。因此作者提出每日工作的建議:

  1. 工作前先進行分析,選出最重要的事情開始做,以免心智能量被無數個小決定所消耗,這種方法稱為策略性不稱職(strategic incompetence)
  2. 當心智能量較低的時間,可以試著處理瑣事,並練習減少消耗在處理瑣事的時間;若能預期到隔日有重要或忙碌之事,可以在前一晚先做一些決定
  3. 在心智能量極低的時候,我們可以調整一下身心狀態,包括深呼吸,或是短暫的小睡,有助於恢復精神

停止對抗分心

我們的大腦善於尋找令人分心的事物

我們對分心其實充滿偏見,但分心其實是動物的自然現象,因為演化中,動物必須不斷的注意周邊發生的事情,以確保在突發狀況時我們能做出反應保持安全,所以我們的大腦天生是善於尋找令人分心的事物,並在不同焦點間切換。在撰風所認知的視覺科學中,我們的雙眼中通常有一眼負責對焦稱為主視眼(dominant eye),而另一眼則負責周圍背景的變化和察覺,其實就這個概念。所以當我們分心時,其實不用過於自責,我們可以想辦法處理或是善用這個現象。

移除讓人分心的事物

令人分心的事物有很多,包括噪音、電子信箱訊息等等,我們可以試著關閉這些電子產品、戴上抗造耳機或耳塞,甚至直接預約一個會議室工作。其中有耳機部分有一個注意事項,請不要為了抵擋噪音而在工作同時聽音樂。

學會自心思漫遊,但不要飛不回來

當我們分心時,學會讓心思漫遊其實有助於創意工作,但不要飛不回來。作者建議我們甚至可以在工作環境中加入一些不會想太久的東西,偶爾讓自己心思漫遊一下,像是欣賞一件藝術品、盆栽、擦白板,或是聽音樂等,這些事情消耗的心智能量不高,卻可以讓我們心思飛出去之後還能再回到原來的問題,並且實驗中發現這能讓人們在處理事情時更具創意。

妥善利用身心關連性

身心本身的關聯性太大了,因此身體的狀態會影響到心智狀態,我們有時甚至無法清楚分辨當下的感覺是來自身體還是情緒。

適當的運動能改善大腦執行功能

適當的運動有助於血糖的穩定、減輕焦慮,甚至提高專注力和敏銳度,像是20~30分鐘的高強度運動,或是30~40分鐘的中強度運動都相當不錯。前者撰風個人有在跳TABATA就很合適,我個人一天會跳5次左右。有鑑於運動的好處,當我們精神不濟時可以到辦公室外走一走,甚至在重要會議之前適量的運動。

適當的飲食能穩定心智能量

這裡作者提出很多論點和平日建議飲食,我大略一看其實就是低碳飲食(low-carb diets)的作法,因為我自己也有在執行近兩個月了,減肥成果還算不錯,下次寫一篇來分享。在低碳飲食上,應該避免高GI食物的攝取,攝取蛋白質和油脂的重要性等,因為碳水化合物會導致血糖不穩定,而造成心智功能提升效果有限;再來要注意的就是水分的攝取要足夠,不然會引發記憶力不佳,甚至情緒不穩定;最後作者提出,少量的咖啡因或許是有助益的,但他不是萬靈丹,不要養成咖啡因依賴。

打造有益的工作環境

在打造工作環境中,前半部主要是針對停止對抗分心提出的解決方法。

工作效能和創意工作的環境

這邊作者提出一個很有趣的現象,一般影響我們工作環境大致有聲音、光線,和工作區。當我們工作時邊聽音樂或白噪音時,這會讓我們的工作效能變差,然而中低程度的噪音(50db以下)卻有助於創造力;在光線調控上也有異曲同工之妙,我們有一些細胞對光的反應會連結到腦部的生理時鐘區域,尤其對藍光敏感,因此光線會影響到睡眠、專注力、工作效率等,當我們在明亮的工作區域時,有助於工作效率的提升,然而在稍微昏黃的環境下卻有助於創造力。因此,當我們在咖啡廳時,可能工作效率沒那麼好,但卻可能適合創意工作。

最後作者提到工作區應儘量減少令人分心的事物,雜亂或許對少數人有助益,但大部分的人其實是影響相當大的。再來我們可以在面對具有挑戰性的工作時採取高權力姿勢,提高我們的睪固酮分必,減少皮脂醇分泌。最後,別久坐不動,那只會讓我們情緒低落,降低效率。

結論

每天最重要的兩小時書中,作者提出五項策略可以讓我們在一天之中有一段高效率的時間:辨識決定點、管理心智能量、停止對抗分心、妥善利用身心關連性,以及打造有益的工作環境。這些項目環環相扣,主要都是在學習怎麼有效的管理我們工作時的心智能量,並且把效率放在一天之中最重要的事情之上。常常我們認為工作做不完就應該不間斷的加班,為了讓學生考上更好的學校就應該不斷的補課,再再說明了這種觀念的落伍,因為人不是機器,自以為更長的工作時間就能達到更高的效率只是自我安慰,不論是專注力、創意表現都是如此。

分類 書籍
自然科學 如何避免氣候災難(2021).給未來總統的能源課(2014)
商業理財 我們為何工作(2015).每天最重要的兩小時(2015).一不小心就賣光光(2015).我搬走了你的乳酪(2012).誰搬走了我的乳酪(2011)
文學小說 魯冰花(2004).亞細亞的孤兒(1993)
漫畫 寄生獸(1990-1995)

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